Guide
Hvilke opgaver kan en lille virksomhed automatisere?
9 opgaver, der ofte kan automatiseres i en lille virksomhed, en test med fire spørgsmål og det, der skal forblive manuelt. Med eksempler fra egen drift.
Af Michael Brandi, stifter af Net-Logik
· 7 min. at læse
Kort svar
En opgave kan automatiseres, når den sker mindst hver uge, følger de samme trin hver gang og bygger på oplysninger, der allerede ligger digitalt. I en lille virksomhed er det typisk nye henvendelser, opfølgning på tilbud, ordrer til bogføringen, bilag og rykkere, kundernes faste spørgsmål, påmindelser om bookinger, genbestilling, rapporter og oplysninger, der tastes flere steder. Opgaver, hvor hver sag kræver et skøn, kan sjældent køre alene, men AI kan ofte skrive et udkast, som et menneske godkender.
Testen: fire spørgsmål om opgaven
Før I vælger værktøj, så vælg opgave. Tag den, I helst vil slippe for, og stil fire spørgsmål om den:
- Sker den mindst hver uge? Opgaver, der kun kommer få gange om året, tjener sjældent tiden ind igen.
- Er trinnene de samme hver gang? Faste regler kan køre alene. Kræver hver sag et skøn, så sigt efter et udkast, som et menneske godkender.
- Ligger oplysningerne digitalt? Mail, formularer, regnskab, webshop og regneark kan en automatisering læse. Papir og hukommelse kan den ikke.
- Kan nogen svare på spørgsmål, mens den bygges? Det er den mest oversete forudsætning. Uden en, der kender opgaven, bliver automatiseringen bygget på gæt.
Er svaret ja til alle fire, er opgaven en god kandidat. Er svaret nej til det andet spørgsmål, kan den stadig være det, hvis et menneske godkender det sidste trin.
Automatisering betyder her, at et program flytter oplysninger og udfører faste trin mellem de systemer, I allerede bruger, uden at nogen skal taste dem ind.
AI bruges til de trin, hvor der skal læses eller skrives tekst, fx et bilag, der skal aflæses, eller et svar til en kunde.
Regn tiden ud
Gang antallet af gange om ugen med minutterne pr. gang. 20 henvendelser om ugen à 8 minutter giver 160 minutter, altså godt 2½ time om ugen. Det er den tid, en automatisering skal holdes op imod. Hvad timerne er værd, ved I selv bedst.
9 opgaver, der ofte kan automatiseres
Her er de ni opgaver, vi oftest møder hos små virksomheder, der vil have noget til at køre af sig selv. Det er også de ni, AI-tjekket spørger til.
| Opgave | Sådan kan den køre | Det gør et menneske stadig |
|---|---|---|
| Nye henvendelser | Formular, mail og Facebook samles i én liste med en ansvarlig på hver, og afsenderen får et svar med jeres faste spørgsmål med det samme | Ringer tilbage og vurderer, om det er en rigtig kunde |
| Opfølgning på tilbud | En venlig påmindelse fra jeres egen mail, når et tilbud ikke er besvaret efter et par dage | Tager samtalen, når kunden svarer |
| Ordrer til økonomisystemet | Nye ordrer tjekkes for moms, adresse og betaling og bliver til en faktura eller postering | Kigger på de ordrer, der bliver markeret som afvigende |
| Fakturaer, bilag og rykkere | Bilag fra mailen aflæses og lægges som kladde i bogføringen, og der går en venlig påmindelse, når en faktura forfalder | Godkender kladden og tager kontakten ved anden rykker |
| Kundernes faste spørgsmål | AI slår ordre, lager eller aftale op og skriver et udkast til svar, eller en chat på hjemmesiden svarer ud fra jeres egne sider | Læser og retter udkastet, sender svaret og tager de svære sager |
| Booking, aflysninger og påmindelser | Påmindelse dagen før, og en aflysning gør tiden ledig igen eller går videre til ventelisten | Ombooker, når det kræver et skøn |
| Indkøb, lager og genbestilling | Salg og leveringstid regnes igennem, og der kommer et forslag til, hvad der skal bestilles hvornår | Godkender bestillingen, især før sæsoner og kampagner |
| Rapporter og overblik | Salg, henvendelser og annoncer samles i én mail eller på én side hver morgen | Læser den og handler på det, der skiller sig ud |
| Oplysninger, der tastes flere steder | I taster ét sted, og de andre systemer opdateres selv | Retter, når en oplysning ikke passer |
Nye henvendelser
- Formular, mail og Facebook samles i én liste med en ansvarlig på hver, og afsenderen får et svar med jeres faste spørgsmål med det samme
- Ringer tilbage og vurderer, om det er en rigtig kunde
Opfølgning på tilbud
- En venlig påmindelse fra jeres egen mail, når et tilbud ikke er besvaret efter et par dage
- Tager samtalen, når kunden svarer
Ordrer til økonomisystemet
- Nye ordrer tjekkes for moms, adresse og betaling og bliver til en faktura eller postering
- Kigger på de ordrer, der bliver markeret som afvigende
Fakturaer, bilag og rykkere
- Bilag fra mailen aflæses og lægges som kladde i bogføringen, og der går en venlig påmindelse, når en faktura forfalder
- Godkender kladden og tager kontakten ved anden rykker
Kundernes faste spørgsmål
- AI slår ordre, lager eller aftale op og skriver et udkast til svar, eller en chat på hjemmesiden svarer ud fra jeres egne sider
- Læser og retter udkastet, sender svaret og tager de svære sager
Booking, aflysninger og påmindelser
- Påmindelse dagen før, og en aflysning gør tiden ledig igen eller går videre til ventelisten
- Ombooker, når det kræver et skøn
Indkøb, lager og genbestilling
- Salg og leveringstid regnes igennem, og der kommer et forslag til, hvad der skal bestilles hvornår
- Godkender bestillingen, især før sæsoner og kampagner
Rapporter og overblik
- Salg, henvendelser og annoncer samles i én mail eller på én side hver morgen
- Læser den og handler på det, der skiller sig ud
Oplysninger, der tastes flere steder
- I taster ét sted, og de andre systemer opdateres selv
- Retter, når en oplysning ikke passer
Og telefonen? Opkald, I ikke når at tage, er en opgave for sig. En AI-telefon kan tage dem, svare på det, den ved, og sende jer navn, nummer og ærinde. Det er vores søsterprodukt TelefonAssist.
Eksempler fra systemer, vi har bygget
Vi bygger de samme slags automatiseringer til andre og kører flere af dem i vores egen drift. Her er fire, og hvad et menneske stadig gør i hver af dem.
Opgaver, der skal blive manuelle
- Det, der sker få gange om året. Årsafslutningen, en sæsonopgave eller en engangsflytning af data. Byggetiden tjenes sjældent ind.
- Det, hvor hver sag er forskellig. Et tilbud på en ombygning eller en klage, der kræver et skøn. AI kan hjælpe med et udkast, men et menneske skal beslutte.
- Det, ingen kan forklare. Findes trinnene kun i én persons hoved og ændrer sig fra gang til gang, så skriv dem ned først. Ellers bliver automatiseringen bare en hurtigere udgave af rodet.
- Det, jeres system allerede kan. Mange regnskabsprogrammer kan i dag selv aflæse bilag og sende rykkere. Slå funktionen til, før I bygger noget nyt.
Hvor skal I starte?
Start med én opgave: den, der fylder flest timer og har færrest undtagelser. Ofte er det nye henvendelser eller opfølgning på tilbud, fordi de sker hver dag, og fordi det koster kunder, når en henvendelse bliver glemt.
Lad den første automatisering køre ved siden af den manuelle måde i et par uger. Når resultaterne passer, slukker I for den manuelle. Skriv ned, hvor lang tid opgaven tog før, så I kan se, om det virkede.
Når opgaven er valgt, kommer valget af værktøj. Det står i sammenligningen af n8n, Make og Zapier.
Spørgsmål og svar
- Kræver automatisering AI?
- Nej. De fleste automatiseringer er faste regler: når der kommer en ordre, så opret en faktura. AI bruges til de trin, hvor tekst skal læses eller skrives, fx et bilag, der skal aflæses, eller et udkast til et svar til en kunde.
- Hvor lang tid tager det at automatisere en opgave?
- En simpel automatisering mellem to systemer kan stå klar på under en uge. Løsninger, der rører flere systemer, tager typisk op til en måned, inklusive en periode, hvor automatiseringen kører side om side med den manuelle måde.
- Skal vi skifte systemer for at kunne automatisere?
- Sjældent. De fleste regnskabsprogrammer, webshops og CRM-systemer har et API eller en eksport, som en automatisering kan bruge. Har et system ingen af delene, kan et program i nogle tilfælde udfylde skærmbillederne, som et menneske ville, men det er mere skrøbeligt.
- Hvordan finder vi ud af, hvilken opgave vi skal starte med?
- Tag AI-tjekket på net-logik.dk/ai-tjek. Det bygger på de samme spørgsmål som testen i artiklen og viser jeres tre første automatiseringer med det samme, med tiden regnet på jeres egne svar. Det tager ca. 3 minutter, og mail er valgfri.
Gratis AI-tjek
Find jeres første automatisering på 3 minutter
Svar på 11 spørgsmål om jeres opgaver, telefon og systemer. Så ser I jeres 3 første automatiseringer med det samme, med tiden regnet på jeres egne svar.
Ca. 3 minutter. Svar med det samme. Mail er valgfri.
Tag AI-tjekket